Réception et classement
Chaque requête, peu importe la porte par laquelle elle arrive, est classée par catégorie, service concerné et urgence dès son arrivée. Personne ne trie plus les courriels à la main.
Cas d'usage · Automatisation
Chaque requête citoyenne, répondue et tracée, sans exception.
Courriel, formulaire du site, téléphone, comptoir : chaque requête est classée, acheminée au bon service et suivie jusqu'à la réponse, avec les statistiques prêtes pour le conseil. L'employé valide au lieu de chercher.
Le point de départ
Quatre portes, une seule boîte de réception introuvable.
Une requête citoyenne, c'est une demande simple : un lampadaire brûlé, un nid-de-poule, une question sur un permis. Mais dans la plupart des municipalités, elle peut arriver par quatre portes différentes, et c'est là que ça se complique.
- Elle arrive par téléphone, courriel, formulaire du site ou au comptoir, chacune dans un système différent.
- Elle se perd entre les boîtes courriel de plusieurs employés, sans point central.
- Personne ne sait ce qui a déjà été répondu, ni à qui.
- Et le conseil demande des chiffres, délais et volumes par catégorie, qu'il faut reconstituer à la main.
Ce qu'on a bâti
Une requête classée, acheminée et suivie, sans ressaisie.
Développé sur demande pour des municipalités, en banque d'heures, intégré à Munia.
Acheminement et brouillon de réponse
La requête part directement vers le bon service, avec un brouillon de réponse prêt à valider par l'employé responsable. La recherche disparaît, la décision reste humaine.
Suivi et statistiques
Délais de réponse, volumes par catégorie, requêtes toujours ouvertes : le tableau de bord se construit tout seul, prêt pour le conseil, sans reconstitution à la main.
Comment ça se déroule
De l'atelier à la mise en service.
- 1
L'atelier, une demi-journée
Gratuit, sur vos vraies requêtes. On cartographie les quatre portes d'entrée et où les délais s'accumulent.
- 2
Le développement, en semaines
On branche les canaux (courriel, formulaire, téléphone), on configure les catégories et les services, on valide avec vous sur des requêtes réelles.
- 3
L'intégration à votre Munia
L'automatisation vit dans l'outil que votre équipe utilise déjà. Formation des personnes concernées incluse.
- 4
Le suivi
On mesure les délais avant et après avec vous, et on ajuste. Les statistiques pour le conseil s'affinent avec les mois.
Pour qui
Ceux qui reçoivent l'appel du citoyen.
Direction générale
Les statistiques arrivent prêtes pour le conseil, sans reconstituer les délais et les volumes à la main.
Voir la page Direction généraleCommunications
Chaque brouillon de réponse garde un ton cohérent avec le citoyen, peu importe la porte par laquelle la requête est arrivée.
Voir la page CommunicationsTravaux publics
Le service qui reçoit le plus de requêtes de terrain, lampadaires, nids-de-poule, déneigement, les obtient déjà classées et acheminées.
Voir la page Travaux publics sur munia.aiQuestions
Ce qu'on nous demande sur ce cas.
Non, pas par défaut. Si vous avez déjà un système, on s'y connecte sur demande, en banque d'heures. Plusieurs municipalités n'ont justement rien de central, seulement quelques boîtes courriel : dans ce cas, l'automatisation devient le point d'entrée unique.
Un employé, toujours. L'IA classe la requête, l'achemine au bon service et prépare un brouillon de réponse. La personne responsable le relit, l'ajuste et l'envoie. Rien ne part sans validation humaine.
La réceptionniste, ou la personne qui répond, saisit l'essentiel en deux lignes, comme aujourd'hui. À partir de là, la requête suit le même chemin que celles reçues par courriel ou par le formulaire : classement, acheminement, suivi.
Parlons-en
Une démo. 20 minutes. Aucun engagement.
Décrivez-nous votre municipalité et un irritant que vous aimeriez régler. On vous montre comment Munia (et Carange autour) s'en occupe, réponse sous 48 h.
À explorer aussi