Le dépôt des sujets, puis l'ordre du jour
Chaque service dépose sa demande de sujet dans un format simple ; l'ordre du jour s'assemble dans le gabarit du greffe, prêt pour l'envoi aux élus.
Cas d'usage · Automatisation
Du dépôt des sujets au procès-verbal publié, sans rien retaper.
Ordre du jour, résolutions numérotées conformes, procès-verbal, suivi des décisions : le flux complet, pas juste les pièces. Le greffe valide au lieu de retaper.
Le point de départ
La même information, retapée quatre fois.
Une demande de sujet arrive d'un service. Elle devient une ligne à l'ordre du jour, puis une résolution le jour de la séance, puis un paragraphe du procès-verbal une fois la décision prise. Quatre documents, une seule information, et dans la plupart des greffes, quatre fois le même travail de rédaction, avec la numérotation et le suivi des décisions qui reposent sur la mémoire d'une seule personne.
- Les mêmes informations retapées quatre fois : demande de sujet, ordre du jour, résolution, procès-verbal.
- La numérotation des résolutions refaite à la main, avec le risque d'un doublon ou d'un trou dans la séquence.
- Le suivi des décisions dans un tableur parallèle que personne n'a vraiment le temps de tenir à jour.
- Et le procès-verbal qui attend, trop souvent, la mémoire de la personne présente à la séance.
Ce qu'on a bâti
Un flux complet, du dépôt des sujets à la publication.
Développé sur demande pour des greffes, en banque d'heures, intégré à Munia.
La résolution numérotée, et le projet de procès-verbal
La résolution se rédige dans le gabarit du greffe, avec la numérotation conforme. Le projet de procès-verbal se construit à partir de l'ordre du jour, ou de l'enregistrement de la séance transcrit.
La validation, la publication, le suivi
Le greffe relit, corrige, signe. Le procès-verbal est publié, et chaque décision entre dans un registre à jour, sans tableur parallèle à tenir.
Comment ça se déroule
De l'atelier à la mise en service.
- 1
L'atelier, une demi-journée
Gratuit, sur vos vrais ordres du jour et procès-verbaux. On cartographie où l'information se retape et où la numérotation dérape.
- 2
Le développement, en semaines
On configure le gabarit du greffe, la numérotation et le registre des décisions, puis on valide avec vous sur une séance réelle.
- 3
L'intégration à votre Munia
Le flux vit dans l'outil que votre équipe utilise déjà, du dépôt des sujets au procès-verbal publié. Formation des personnes concernées incluse.
- 4
Le suivi
On mesure le temps avant et après avec vous, et on ajuste. La transcription de l'enregistrement des séances s'ajoute sur demande.
Pour qui
Ceux qui portent la mémoire officielle du conseil.
Greffe
Le gabarit, la numérotation et les renvois légaux restent les vôtres ; le flux couvre l'ordre du jour, la résolution et le procès-verbal.
Voir la page GreffeDirection générale
Le registre des décisions du conseil, à jour, sans redemander au greffe où en est un dossier.
Voir la page Direction généraleMRC, pour les comités
Comité administratif, comités de bassin ou de territoire : le même flux, adapté aux séances intermunicipales.
Voir la page MRCQuestions
Ce qu'on nous demande sur ce cas.
Non, ce sont les vôtres qu'on utilise. Le flux se configure sur votre gabarit, votre numérotation et vos renvois légaux, qu'ils suivent la Loi sur les cités et villes ou le Code municipal.
Le greffier ou la greffière, comme aujourd'hui. Munia produit un brouillon prêt à relire ; rien n'est publié sans validation humaine.
Il est transcrit, puis structuré selon l'ordre du jour pour bâtir le projet de procès-verbal. L'audio et la transcription restent hébergés au Québec.
Parlons-en
Une démo. 20 minutes. Aucun engagement.
Décrivez-nous votre municipalité et un irritant que vous aimeriez régler. On vous montre comment Munia (et Carange autour) s'en occupe, réponse sous 48 h.