La lecture de chaque document
L'IA lit le contenu du document déposé et en tire le type, la date et l'objet, pas seulement le nom du fichier existant.
Cas d'usage · Automatisation
Les documents municipaux classés et renommés tout seuls.
Des milliers de fichiers nommés à la main, une convention qui change d'une personne à l'autre, et le document introuvable le jour d'une demande d'accès à l'information. Preuve de concept construite avec une municipalité québécoise, démonstration sur demande.
Le point de départ
Le classement, ça se remet toujours à plus tard.
Des milliers de fichiers accumulés au fil des années, dans des dossiers partagés que plus personne ne maîtrise en entier. Chaque personne nomme et classe à sa façon, le plan de classification existe quelque part dans un PDF, mais personne ne le suit au quotidien. Le jour d'une demande d'accès à l'information ou d'une vérification, le bon document reste introuvable, ou il faut le chercher pendant des heures.
- Des milliers de fichiers nommés à la main, une convention différente par personne.
- Un plan de classification qui existe sur papier, mais que personne n'applique au quotidien.
- Le document introuvable le jour d'une demande d'accès à l'information.
- Des doublons et des versions qui s'accumulent, jamais nettoyés.
Ce qu'on a bâti
Un renommage et un classement proposés, à valider.
Preuve de concept construite avec une municipalité québécoise ; démonstration sur demande.
Le renommage et le classement proposés
Un nom conforme à la convention de la ville, et un emplacement proposé dans le plan de classification existant.
La validation par lot, puis l'application
Une personne relit les propositions par lot, corrige au besoin, puis les applique. Rien ne bouge avant cette étape.
Comment ça se déroule
De l'atelier à la démonstration sur vos documents.
- 1
L'atelier, sur vos documents
On regarde votre plan de classification, votre convention de nommage et un échantillon de vos fichiers réels. C'est de là que l'outil part.
- 2
Le développement, sur votre convention
Le renommage et le classement se calibrent sur vos règles, pas sur un standard générique.
- 3
La démonstration dans Munia
À l'état de preuve de concept aujourd'hui : la démonstration se fait sur demande, avec vos documents, dans l'environnement Munia.
- 4
Le suivi
Rien n'est renommé ni classé sans validation par lot. On ajuste avec vous selon vos volumes et vos priorités.
Pour qui
Ceux qui gèrent les archives.
Greffe
Les archives officielles, les résolutions, les demandes d'accès à l'information : le bon document, retrouvé, avec l'historique de ses versions.
Voir la page GreffeDirection générale
Une politique de gestion documentaire qui existe enfin dans les faits, pas seulement dans un PDF que personne n'ouvre.
Voir la page Direction généraleMRC
Plusieurs municipalités, plusieurs conventions de nommage : l'outil s'ajuste à celle de chacune, sans les mélanger.
Voir la page MRCQuestions
Ce qu'on nous demande sur ce cas.
Le vôtre. L'outil part de votre plan de classification et de votre convention de nommage ; c'est ce qu'il applique, pas un standard générique.
Les deux. La connexion se configure à l'atelier, selon l'endroit où vos documents vivent aujourd'hui.
Rien n'est renommé ni classé sans validation par lot. Une personne relit les propositions avant l'application.
Parlons-en
Une démo. 20 minutes. Aucun engagement.
Décrivez-nous votre municipalité et un irritant que vous aimeriez régler. On vous montre comment Munia (et Carange autour) s'en occupe, réponse sous 48 h.